Beberapa waktu yang lalu, kampus telah meluncurkan mirror open source yang beralamatkan di tawon.amikom.ac.id dan portal open source di foss.amikom.ac.id. Masih tergolong baru dan perlu pembenahan juga. Mirror ini, saya kembangkan karena prihatin dengan kondisi kampus yang kesulitan mencari mirror atau iso atau cd open source software. Awalnya ingin mengelola sendiri server mirror ini, namun karena ada tanggung jawab mengajar di kampus, sehingga up to date server mirror ini menjadi terlambat. Untuk memecahkan permasalah ini, maka saya mulai mendelegasikan pengerjaan dan up to date server tersebut ke komunitas mahasiswa.

Dari satu sisi, mahasiswa memang memiliki interest yang cukup besar pada sesuatu yang dia sukai. walaupun dari sisi keterikatan dan tanggung jawab sedikit kurang. Misalnya ketika mahasiswa tersebut lulus, maka pendelegasian harus di lakukan kembali. Karena memahami betul permasalahan ini, akhirnya saya mencoba untuk merancang Standart Operational Procedure (SOP) untuk membagi tugas pengerjaan server tersebut. Misalkan tugas update ISO, update mirror, dan pengamanan server. Dari tugas-tugas tersebut, saya tekankan kepada mahasiswa untuk mulai mendokumentasikan setiap kegiatan yang mereka lakukan di server mirror, termasuk apa-apa saja yang telah terupdate dan masih dalam bentuk permintaan.

Beberapa hal yang saya lakukan

• Bentuklah tim yg jumlahnya tidak terlalu banyak, namun bisa mencukupi kebutuhan update server mirror dan update portal, berikut ilustrasinya :
  - Tim update mirror (terdiri dari 5 orang dengan deskripsi tugas yang berbeda)
  - Tim online media (terdiri dari 3 orang dengan deskripsi tugas yang berbeda)
  - Tim Dokumentasi (terdiri dari 3 orang dengan deskripsi tugas yang berbeda)
• Delegasikan dan bagi setiap tugas menjadi tim-tim yang lebih kecil, misalkan tim update iso, dan tim update mirror
  Mendidik setiap tim untuk membuat dokumentasi-dokumentasi
• Pengembangan skill mahasiswa menjadi penting, karena rata-rata mereka masih awam
  - Melakukan briefing singkat mengenai kekurangan dan kelebihan server
  - Memberikan pengetahuan teknis yang praktis dan dapat langsung di implementasikan, misalkan memberikan contoh penggunaan debmirror
• Memberikan keleluasaan kepada mereka untuk bereksperimen sendiri

Masalah lain

Pada akhirnya memang akan menimbulkan permasalahan lain, seperti perihal keamanan karena server di kelola oleh lebih dari 1 orang. Tapi saya lebih melihat sisi pembelajaran, pembagian tugas dan manajemen dari pengelolaan server ini.

Kenapa melakukan ini ?

Kecenderungan saya dan mungkin orang-orang teknis lainnnya adalah ahli dalam sesuatu hal, namun sulit untuk mendelegasikan. Sehingga segala permasalahan yang terkait dengan teknis keahlian kita terkadang menyita waktu. Bayangkan saja jika server hanya di kelola oleh 1 orang saja, dan tidak ada support teknis yang lain, ketika seorang admin sedang keluar kota untuk kepentingan keluarga, dia harus me-remote server-nya. Tapi jika kita bisa melakukan pendelegasian pada support teknis, tentu ada banyak waktu yang bisa kita lakukan, seperti upgrade skill, mempelajari hal-hal baru, dan berkumpul dengan keluarga tanpa harus memikirkan server ketika bermasalah .

Tulisan ini mungkin sangat subjektif, tapi tujuan dari tulisan ini juga untuk berbagi. Semoga bermanfaat