Tulisan ini dibuat untuk menyukseskan Lomba Blog Open Source P2I-LIPI dan Seminar Open Source P2I-LIPI 2009.

Perkembangan open source beberapa tahun terakhir menunjukan peningkatan, bahkan program Indonesia, Go Open Source (IGOS) mulai memberikan pengaruh pada lingkungan pendidikan di Indonesia. Penggunaan perangkat lunak open source diharapkan akan membentuk ketahanan dan kemandirian bangsa. Mengingat penggunaan software open source akan mengurangi ketergantungan teknologi kepada perusahaan/vendor pengembang software. Selain itu software open source yang potensial untuk dikembangkan secara mandiri dan sesuai dengan kebutuhan, dapat membuat bangsa ini lebih kreatif dan cerdas. Bagi dunia pendidikan, dengan pemanfaatan open source, instansi pendidikan dapat melakukan penghematan dari sisi pengeluaran untuk pembelian lisensi, dan open source membuka peluang untuk menghasilkan berbagai macam penelitian. Terbukti dengan adanya beberapa instansi pendidikan yang mulai migrasi ke open source seperti Universitas Gunadarma, Universitas Indonesia, Universitas Gadjah mada, dan beberapa universitas lain.

Penulis mencoba menjabarkan beberapa strategi yang digunakan untuk mengatasi beberapa hambatan migrasi sebuah universitas.

1. Menetapkan kebijakan

Bukan tidak mungkin kebijakan dari top management universitas dapat menjadi langkah awal dari proses migrasi ini. Kebijakan dapat berupa SK Rektor yang menjabarkan mengenai kelebihan dan kekurangan open source, berikut tantangan-tantangan yang dihadapi. Hendaknya SK juga berisi reward and punishment, terhadap unit yang belum melakukan migrasi berdasarkan target yang telah di tentukan. Target migrasi juga tidak ditetapkan terlalu “optimistik” melainkan perlu juga mengkaji permasalahan-permasalahan non teknis yang nanti bakal terjadi di lapangan.

2. Membangun resource

Resource atau sumber daya dapat berupa SDM dan infrastruktur yang digunakan untuk mendukung proses migrasi open source nantinya. Sumber daya ini juga menjadi pusat helpdesk nantinya setelah pasca migrasi. Untuk penentuan SDM, hendaknya terbagi menjadi 3 tim, pertama, tim yang menangani proses manajemen; kedua, tim yang menangani proses pengembangan sistem; ketiga, tim yang menangani teknis di lapangan. Tim pengembang, bertugas untuk mengembangkan sistem operasi standar yang digunakan untuk sistem operasi pada universitas tersebut. Tim manajemen, memiliki kemampuan manajemen, tetapi juga mampu untuk memahami kondisi teknis di lapangan. Tim pengembang, mengembangkan sistem dan infrastruktur seperti wiki dokumentasi, official web, repositories, dan beberapa layanan helpdesk. Hendaknya tim pengembang terdiri dari open source consultant, sistem analis, programmer, desainer dan system developer. Sejak awal haruslah di bentuk komitmen dan juga proses duplikasi dan regenerasi dari tim-tim ini.

• Mengembangkan sistem operasi mandiri
  Setiap universitas memiliki keunikan tersendiri, sehingga mengembangkan sistem operasi mandiri yang berciri universitas dapat meningkatkan image branding dari universitas. Sistem operasi mandiri yang dikembangkan oleh universitas, hendaknya menggunakan antar muka yang dapat mengurangi efek psikologis (resistensi) dari pengguna. Bisa dengan mendekati antar muka sistem operasi yang digunakan sebelumnya.

3. Roadshow dan sosialisasi

Ada baiknya tim manajemen dan tim pengembang melakukan sosialisasi terhadap kebijakan yang telah dibuat. Sekaligus dalam sosialisasi ini dapat menjadi ajang “unjuk gigi” dan uji kompabilitas, serta memberikan informasi tentang kekurangan dan kelebihan sistem dan software open source. Dengan proses sosialisasi ini, diharapkan pemikiran dan pandangan pengguna terhadap open source mulai terbuka, sekaligus mengurangi efek psikologis. Sosialisasi juga menjadi ajang tanya jawab dan sharing informasi dengan pengguna, yang pada akhirnya pengguna bisa semakin yakin mau bermigrasi atau sebaliknya :). Hendaknya sosialisasi dilakukan bertahap, dengan mengunjungi atau mengumpulkan dalam satu forum diskusi.

4. Survei

Tujuan dari survei adalah melakukan inventarisasi segala kemungkinan dalam proses migrasi. inventarisasi ini berupa permasalahan migrasi sistem, aplikasi dan perangkat keras.

• Survei kebutuhan software
  Survei aplikasi digunakan untuk memilah software-software yang dapat dimigrasi, software yang tidak dapat dimigrasi tapi bisa menggunakan software penengah seperti wine atau virtual box, atau software yang sama sekali tidak dapat dimigrasi. Pertimbangan survei juga untuk melihat sistem informasi yang digunakan oleh universitas tersebut, apakah dapat berjalan di sistem operasi Linux, jika perlu dilakukan migrasi terhadap sistem maka perlu juga dipertimbangan cost and benefit sebelum dan setelah migrasi sistem.
• Survei perangkat keras
  Ada 2 keuntungan dalam melakukan survei perangkat keras, pertama, dapat menambah inventory perangkat keras; kedua, dapat mengetahui kondisi teknis dari komputer yang akan di migrasi. Kegiatan ini hendaknya, dilakukan dengan kerja sama antara tim teknis dengan pranata-pranata setiap unit kerja. Hal ini untuk mengurangi beban dari tim teknis.
• Survei efek psikologis
  Survei ini dilakukan untuk mengetahui tingkat ketahanan psikologis pengguna dalam proses migrasi. Resistensi pengguna bisa dijadikan acuan, untuk menentukan prioritas dan lama proses migrasi.

5. Analisa dan penentuan prioritas

Hasil dari survei kemudian diolah dan dianalisa untuk menentukan prioritas dan strategi dalam migrasi. Dari hasil ini, para pengembang dapat bekerjasama dengan tim manajemen untuk mendahulukan wilayah-wilayah migrasi yang memiliki efek penolakan (resistensi) cukup ringan. Dengan penentuan prioritas, seluruh resource SDM dapat berfokus pada lingkup wilayah yang tidak terlalu luas, sehingga penanganan terhadap masalah pun bisa dilakukan secara realtime dan tidak tertunda.

6. Migrasi

Setelah melalui pengolahan data, hasil survei ini akan di berikan kepada unit yang akan di migrasi. Dengan beberapa pertimbangan, tim teknis dapat memberikan rekomendasi-rekomendasi untuk migrasi. Seperti migrasi full, atau migrasi linux namun menggunakan software virtualisasi atau wine.

• Penggunaan software wine dan virtualisasi virtual box
  Bukan tidak mungkin dalam proses dilapangan terjadi permasalahan teknis seperti software tidak kompatibel dengan sistem operasi Linux. Permasalahan ini dapat di selesaikan dengan menggunakan software wine namun jika wine tidak dapat menjadi solusi, solusi terakhir adalah dengan menggunakan software virtual box, dengan kosekuensi resource memori yang dibutuhkan menjadi lebih besar.
• Migrasi dokumen office
  Dokumen yang terdapat universitas biasanya berasal dari penggunaan software proprietary, sehingga permasalah terbesar adalah kompabilitas open office terhadap dokumen-dokumen ini. Kompabilitas data office merupakan isu yang patut dijadikan prioritas, karena permasalahan umum migrasi hanya seputar perubahan format dokumen yang digunakan pengguna setelah bermigrasi. Keluhan dan efek psikologis lebih besar dalam proses ini. Ada beberapa solusi praktis yang bisa dilakukan, yaitu setiap format dokumen dijadikan template tersendiri, Pengguna diajarkan untuk membuat dokumen office sesuai standar, dan yang terakhir bisa dengan membuat sistem office automation.
• Software yang tidak dapat di migrasi
  Ada beberapa software engineer seperti autoCAD, autodesk, dan beberapa software engineer dan khusus tidak dapat berjalan stabil dengan menggunakan wine dan virtual box. Untuk kasus ini, lebih baik komputer tersebut jangan di migrasikan terlebih dahulu

7. Pendampingan dan helpdesk

Ini adalah proses terakhir setelah migrasi. Biasanya proses pendampingan dan helpdesk menjadi proses yang paling panjang di antara proses yang lain. selain itu, tahapan ini tidak bisa di targetkan dengan waktu, mengingat kondisi dilapangan yang terkadang memiliki karakteristik kasus yang berbeda. Namun jika pembentukan resource SDM dan infrastruktur sudah stabil, tahapan ini dapat berjalan lancar. Tahapan ini biasanya di kombinasikan dengan pelatihan-pelatihan tambahan untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi pengguna.

Kesimpulan

Akhir kata, migrasi bukanlah proses migrasi mesin saja, melainkan merupakan proses pembelajaran dan perubahan kebiasaan dari pengguna, sehingga resistensi pengguna, perlu menjadi perhatian UTAMA. Migrasi open source juga merupakan perjalan panjang dari proses perubahan budaya yang tidak dapat dilakukan dengan cepat, perlu tahap demi tahap, dan penyempurnaan serta evaluasi dari setiap proses migrasi yang telah dilakukan. Bukan tidak mungkin dengan kesabaran dan semangat untuk mandiri, Insya Allah 5 tahun kedepan iklim penelitian di Indonesia berkembang pesat dan bangsa kita sudah dapat mandiri, dengan menghargai HaKI.